Làm việc hiệu quả hơn với phương pháp Pomodoro

Desnet - Ngày này với sự bùng nổ thông tin, việc chúng ta sao nhãng khi làm một việc gì đó sẽ khiến chúng ta rất mất thời gian để tập trung trở lại với công việc đang làm. Nhưng khi phát hiện ra phương pháp Pomodoro này, thì Dini đã khỏi hẳn bệnh đó. Hãy cùng Dini khám phá phương pháp này nhé.

Từ khóa tìm kiếm: pomodoro, phương pháp làm việc, làm việc hiệu quả, làm việc hiệu quả hơn với phương pháp Pomodoro, phương pháp Pomodoro,...

Sự ra đời của phương pháp Podomoro (viết tắt "của Dini" là: PDMR)

Pomodoro (Đầy đủ theo tiếng Anh là Pomodoro Technique) là 1 phương pháp quản lí thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia vào năm 1980.

Trong tiếng Italia Pomodoro có nghĩa là quả cà chua – Lý do là Francesco Cirillo đã dùng 1 chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này…

Hầu hết mọi người đều làm việc kém hiệu quả vì sự mất tập trung. Theo nghiên cứu, khi chúng ta đang tập trung làm một việc gì đó mà có một việc khác xen vào (ví dụ như nghe điện thoại) thì cần ít nhất 15 phút để có thể lấy lại được sự tập trung vào công việc chính.

Sự tập trung sẽ bị ảnh hưởng bởi những công việc không liên quan, bởi sự mệt mỏi vì làm việc dài nhiều giờ, bởi kỷ luật bản thân…

Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo nhận thấy sự tập trung thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và ông rất khó để tập trung vào các bài học. Sau đó, ông đưa ra phương pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc, thường là 25 phút/phiên và gọi phương pháp này là Pomodoro. Các phiên làm việc ngắn này được gọi là các Pomodori (số nhiều của Pomodoro).

Phương pháp hay kỹ thuật Pomodoro rất đơn giản như sau: Khi phải đối mặt với nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ thì chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong một khoảng thời gian ngắn, xen giữa các khoảng làm việc ngắn sẽ là những “kì nghỉ” ngắn. Phương pháp này sẽ huấn luyện bộ não của bạn tập trung làm việc trong một thời gian ngắn, giúp bạn rơi vào tình thế luôn có những hạn chót để hoàn thành công việc và cũng thường xuyên được nạp lại năng lượng. Bạn có thể cải thiện sự tập trung và “sự có mặt” đúng nghĩa của mình với Pomodoro.

Áp dụng Pomodoro sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc một cách rõ rệt. Chris Winfield là một doanh nhân và là một huấn luyện viên làm việc tại New York, công việc của anh là giúp các tổ chức, cá nhân tăng năng suất. Chris đã tìm kiếm, thử nghiệm tất cả các phương pháp làm việc giúp tăng năng suất trước khi tình cờ biết đến Pomodoro. Hiện nay, Chris đang sử dụng 40 Pomodoro/tuần (khoảng17 giờ/tuần) để hoàn thành khối lượng công việc mà trước đó anh phải dành đến 60 giờ.

Thật tuyệt khi bạn làm việc tập trung trong một “cuộc đua” ngắn, rồi ngay sau đó bạn nhận được những “quãng nghỉ” ngắn để thúc đẩy động lực và duy trì sự sáng tạo của mình.

Lý do nên dùng PMDR

• Loại bỏ cảm giác mệt mỏi
• Tăng cường tập trung và Quản lý sự xao nhãng
• Nâng cao nhận thức đối với các quyết định của bạn
• Tăng động lực làm việc và giữ cho nó duy trì liên tục
• Củng cố quyết tâm thực hiện đạt được mục tiêu của bạn
• Ước lượng chính xác và thông minh thời gian bạn cần dùng để hoàn thành một công việc
• Hoàn thành công việc tốt hơn
• Cân bằng cuộc sống

Bắt đầu với PMDR

Để bắt đầu dùng PMDR thì bạn cần một thiết bị bấm giờ. Dini hiện đang sử dụng ứng dụng Pomodoro: Đồng hồ cà chua (OS: Android).

Nếu bạn không có điện thoại hoặc không tìm thấy ứng dụng thì hãy mua sản phẩm đồng hồ cà chua ở đây: https://shorten.asia/yQxFkrzq

6 bước để thực hiện phương pháp PMDR

• Bước 1: Chọn một nhiệm vụ mà bạn muốn hoàn thành: Việc to hay nhỏ không quan trọng. Miễn đó là điều xứng đáng được bạn dành trọn vẹn sự tập trung, năng lượng và sự chú ý của mình.
• Bước 2: Cài đặt Pomodoro 25 phút (với công cụ đếm giờ): Hãy tự nhủ “Tôi sẽ dành 25 phút cho nhiệm vụ này và sẽ không bị gián đoạn”.
• Bước 3: Hoàn thành nhiệm vụ cho đến khi đồng hồ bấm giờ kêu: nếu trong lúc làm việc mà bạn nghĩ ra việc gì đó cần làm, hãy ghi lại nó ra giấy và ngay lập tức quay lại với công việc đang làm.
• Bước 4: Khi hoàn thành 1 Pomodoro hãy đánh dấu vào giấy hoặc bản theo dõi: Chúc mừng bạn đã dành thời gian trọn vẹn cho một nhiệm vụ mà không bị gián đoạn.
• Bước 5: Giải lao ngắn khoảng 5 phút. Hãy thực sự tận hưởng khoảng thời gian này.
• Bước 6: Sau khi hoàn thành 4 Pomodoro, hãy giải lao dài (15 phút). Đây là khoảng thời gian bạn xứng đáng được hưởng.

Khoảng thời gian cho một Pomodoro thường là 25 phút, tuy nhiên khi đã thành thạo kỹ thuật này bạn có thể cài đặt Pomodoro trong vòng 15 – 30 phút.

Làm gì trong giờ giải lao?

• Masseage nhẹ nhàng cho cổ, vai, mặt, v.v..
• Thực hành bài tập Yoga tại công sở.
• Thực hành các bài tập vận động nhẹ cho dân văn phòng.
• Đi lại trong văn phòng.
• Hát vang một bài hát bạn thích (nếu có không gian riêng tư).
• Nhảy nhót một chút cũng là ý tưởng rất hay.
• Đứng lên đi uống nước.
• Tự pha cho mình một ly café.
• Ăn một chút đồ ăn nhẹ, ví như hoa quả…

Quan trọng nhất trong thời gian giải lao là bạn hãy tận hưởng nó thật trọn vẹn. Hãy di chuyển ra khỏi chỗ ngồi của mình, hãy vận động!

Bộ nguyên tắc của PMDR

• Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodori sẽ được tính lại từ đầu. Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro
• Chỉ tập trung làm một việc duy nhất với 100% thời gian.
• Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.

Cirillo đề xuất chiến lược “inform, negotiate, schedule and call back” để xử lý vấn đề bị làm phiền trong khi thực hiện 1 PMDR:

• Inform: Thông báo cho đồng nghiệp là họ đang làm mình bị xao nhãng.
• Negotiate: Thương lượng với đồng nghiệp về thời gian bạn sẽ dành để xử lý, giải quyết vấn đề họ đưa ra. Ví dụ “Bạn vui lòng chờ tôi 20 phút nữa”.
• Schedule: Có kế hoạch follow-up ngay lập tức.
• Call back: Quay lại với vấn đề của đồng nghiệp ngay khi bạn đã sẵn sàng để xử lý nó hoặc khi đã hoàn thành Pomodoro.

Lợi ích của PMDR 

Qua thời gian 1 tuần sử dụng PMDR thì Dini thấy phương pháp quản lí thời gian này rất hiệu quả. Dini nghĩ bạn nên áp dụng ngay và luôn.

À, Dini còn một mẹo nhỏ cho bạn. Không cần phải số sách gì hết, chỉ cần 1 cái điện thoại. Tải ứng dụng Trello về và ghi các công việc cần làm vào đó. Sau đó thực hiện từng công việc trong đó và nhớ là có áp dụng PMDR nhé.

Với việc sử dụng Tredoro (Trello và Pomodoro) thì Dini đã giảm được thời gian làm việc đến 20% mà hiệu quả lại tăng 20% - 40% nữa chứ.

Ok, hy vọng với bài viết trên đã có thể giúp bạn quản lí được thời gian của bản thân mình với phương pháp PMDR và đặc biệt là Tredoro. Hẹn gặp lại mấy chế.

Tham khảo: Wikipedia, Agile Breakfast và một vài nguồn khác...